採用プロセスを「HRMOS 採用」に集約。工数を削減し、分析機能で面接の質を向上

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法人・個人向けにクラウド名刺管理サービスを提供するSansanは、事業の成長に伴い採用数を大きく増やしている。この業務負荷の増大に対応するため、同社はある採用管理システ ムを導入していたが、数年後、扱いやすいUI(ユーザーインタフェース)/UX(ユーザーエクスペリエンス)や分析機能などを評価して「HRMOS採用」に切り替えた。工数削減や採用プロセスの改善などすでに高い効果を実感しているという。

※本記事は株式会社日経BPの許可により、「日経ビジネス2020年2月24日号 同梱特別版」の広告から抜粋したものです。(禁無断転載)

大間祐太氏 

Sansan株式会社 取締役
CHRO 人事部 部長

U I / U Xと充実した分析機能を評価

クラウド名刺管理サービスを提供するSansanは「出会いからイノべーションを生み出す」というミッションを掲げ、2007年の設立以来急成長を続けている。法人向けの「Sansan」、個人向けの「Eight」の2つの事業をベースに、「人と人の出会い」を支えるビジネス・ プラットフォームとしてさらなる成長を図ろうとしている。 

同社の人材採用ニーズはここ数年で急増している。現在の従業員数はおよそ600人強だが、その約半数は直近の2年間で採用した人材となる。内訳はキャリア採用7~8割、新卒採用2~3割という比率で採用活動を行っているという。

採用人数が現在ほど多くなかったころは、エクセルを使った採用管理で十分に対応できていた。しかし、2010年代半ばからの採用の増加に伴い、人手に頼った管理では間に合わなくなった。同社の取締役/CHRO/人事部 部長の大間祐太氏はこう振り返る。「私は5年前に営業から人事に移りました。当時の従業員数は120人くらいで、採用のアクセルを踏み込もうと考えていた時期です。これから採用を加速するにあたり、エクセルでは管理しきれないと考えてATS(採用管理システム)を導入しました」。

 当初、Sansanが選んだのは実績のあるATSだった。2年ほどこれを利用し、2016年ビズリーチの「HRMOS採用」に切り替えた。

 「以前利用していたATSは、機能などのアップデートが少ないと感じていました。そこで、操作しやすいUI/UXと充実した分析機能などを評価してHRMOS採用に切り替えました。ビズリーチならば、時代の変化に合わせて、サービスをアップデートしてくれるだろうという期待もありました」と大間氏は説明する。

データを分析して面接の質を高める

現在、Sansanのキャリア採用関連のデータは、 基本的にすべてがHRMOS採用に集約されている。 同社の採用サイトからの応募はもちろん、スカウトやエージェントからの紹介などもHRMOS採用で管理している。 

個々の応募情報は選考・面接を担当する社員(マネージャークラス以上)に共有され、書類選考を経て1次面接に進む。「応募者とのメールのやりとり、面接後の評価やコメントなどもHRMOS採用を見ればわかる状態にしています」と大間氏は話す。 

人事部でキャリア採用を担当する十数人とマネージャーや役員クラスを合わせて約300人がHRMOS採用のアカウントを付与しているユーザーだ。 HRMOS採用を導入して約3年が経過し、大間氏は様々な効果を実感している。まず、面接の質の向上である。

 「候補者に当社の魅力を感じてもらうためには、1次 面接が非常に重要です。ただ、当然ですが、面接する人によって候補者を惹きつける力にはばらつきがあります。そこでHRMOS採用が役立ちます。一定のデータがたまった段階で面接官ごとの傾向を見て 個別に改善を図ります。例えば、マネージャーのAさんが担当した候補者の内定承諾率が低いことがわかったとしましょう。その結果をもとにAさんと話し合い、改善に向けたアプローチを検討します」(大間氏)。 

また、マネージャークラスを集めて、選考・面接の 質を高めるためのトレーニングも行っている。その際、 HRMOS採用で得られたファクトベースの傾向値などが活用される。大間氏は「採用活動を様々な切り口で分析でき、グラフなどでわかりやすく表示できる点はHRMOS採用の特長だと思います」と可視化のメリットを強調する。

別の効果として、応募を受け付けてから採用決定までのリードタイムの短縮もある。平均すると6週間程度だったリードタイムは、HRMOS採用の活用で5週間ほどになった。優秀な人材を獲得するうえで、 この1週間の差は大きいという。

業務効率化で高付加価値業務へシフト

採用に関わる情報がスムーズに流れるようになり、 関連業務の効率化も進んでいる。「業務の工数削減 により、採用アシスタントだった社員を採用マーケティング担当者にすることができました。つまり、より付加価値の高い業務を任せられるようになった。当人は今、HRMOS採用のデータを分析しながら応募者の母集団の質向上などの施策を企画・検討しています」と大間氏は話す。例えば、書類選考の通過率低下は、母集団の質の低下を意味する。母集団の質向上のためには、掲載する求人媒体を見直したり、人材紹介会社とのコミュニケーションを改善したりする必要があるかもしれない。 

Sansanは近年、既存社員の紹介によるリファーラル採用への取り組みを強化している。こうした新しい施策にリソースを振り向けることができるのも、採用業務の効率化によるところが大きい。

 「今のところリファーラル採用はキャリア採用全体の1割程度ですが、これを4割に高めたいと考えています。そこで、社員が『この人ならSansanのカルチャーとマッチして活躍できそうだ』と思う外部の知人を誘うときには、1人につき最大1万円の飲食代を補助するマイミャク会食と呼ばれる制度を始めました」と大間氏は話す。

 Sansanは今後、HRMOS採用の活用度をさらに高めていく考えだ。例えば、人事評価のシステムと連携させれば、面接評価と入社後のパフォーマンスをひも付けて把握することができる。そこに大きなギャップが゙あれば、面接プロセスの改善が求められる可能性もあるだろう。「多角的な分析により、採用プロセスの高度化と優秀人材の採用につなげていきたい」と大間氏は言う。採用数の増加に対応しつつ、より活躍できる人材の獲得に向けて、同社は採用プロセスの効率と質を一層高めようとしている。 

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