成果を生み出すリファラル採用のすすめ方

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労働人口の減少にともない、有効求人倍率の上昇が続く近年。「人材獲得競争」はますます激化し、採用の手法が多様化しています。そこで、優秀な人材を確保するため、企業みずからが主体的に動くことで、「転職潜在層」もターゲットに含めた採用活動が実現できる、ダイレクトリクルーティングを取り入れる企業が増えています。なかでも注目されているのが、「リファラル採用」です。本記事では、リファラル採用のメリット・デメリットや、実際の進め方について解説していきます。

リファラル採用とは?

リファラル採用とは、紹介や推薦などを意味する英語の「referral(リファラル)」に由来していて、自社の社員の個人的なネットワークを通じて人材を探し、採用する手法です。海外では、すでに一般的な人材獲得手法の1つとして定着していますが、日本では「縁故採用」と混同されがちです。しかし、この2つは大きく異なります。紹介された人材を「選考なし」で雇うイメージが強い縁故採用に対し、リファラル採用では、企業への適性や必要なスキルを見極める採用選考を実施し、結果によっては採用を見合わせる場合も。そうした点では他の採用チャネルの場合と同じ性質を持っています。リファラル採用を行うにあたっては、以下のようなメリット・デメリットがあります。

メリット

1.転職潜在層と接点が持てる

社員が自身の友人や知人に声をかけるため、転職活動を具体的に開始する前の人にも、いち早くアプローチが可能です。また、本来であれば転職市場に出てこない優秀な人材と接点を持つチャンスも生まれます。

2.人材要件にあう人材にピンポイントで接触できる

自社を知る社員の目にかなった人のみが集まるため、広く一般的に求人を行った場合には避けて通れない「人材要件に満たない人」が含まれる可能性が低く、見込みのある候補者への個別アプローチがすぐに実行でき、効率的な採用活動が可能となります。

3.採用関連コストを削減できる

採用コストの多くを占める求人広告費や人材紹介会社の紹介手数料、企業説明会の開催費用など、採用コストの大半が削減可能に。また、自社をよく知る社員のチェックを通った人材が紹介されるため、一般的な採用活動で行われる書類選考や一次面接が免除されるケースも多く、選考に必要な人件費などの間接的な採用コストも削減が見込めます。

4.活躍の可能性が高く、早期離職のリスクが低い

自社をよく知る社員が適性を見込んだ人材は、「採用してみたところ期待していたような活躍ができない」などのミスマッチが少なく、入社後の早期活躍の可能性が高いといえます。また、紹介者を介して企業の様子を事前に把握できることから、候補者が入社後にギャップを感じることが少なく、知人がいることでサポートを得やすいこともあり、早期離職のリスクを減らすこともできます。

デメリット

1.時期やタイミングにより母集団形成ができないことがある

時期やタイミングによっては、社員の知人の中に条件に合う人がいない場合もあり、求人媒体や人材紹介のように、企業のタイミングに合わせてでいつでも採用活動を開始できるとは限りません。

2.社内工数や、社員の協力が不可欠

まず、社員がリファラル採用に協力する体勢を整える必要があり、求人媒体や人材紹介などの手法に比べ、軌道に乗せるための社内工数がかかります。また、リファラル採用を導入しても、社員の理解・協力がなければ候補者はみつけられないため、人事担当に限らず、全社員が採用に協力する文化づくりが必要です。

3.人材の同質化を招く場合がある

リファラル採用によって入社した人材が、自身と似たタイプの知人を紹介するといった繰り返しにより、社内の人材の同質化が進み、思考の硬直化や価値観の偏りを生む可能性があります。多様性を意識した推進が必要です。

このように、旧来の「待ちの採用」手法では得られない、多くのメリットがあるリファラル採用ですが、一方で、万能の採用手法ではありません。上記のようなメリット・デメリット両方を押さえたうえで、導入することが大切です。

リファラル採用のすすめ方

リファラル採用を成功に導くためには、その構造を理解し、的確に特徴を捉えたうえで、採用を進めていく必要があります。ここからは、土台となる仕組みづくりから選考まで、気をつけるべきポイントをみていきます。

1.仕組みづくり

いくつかあるポイントの中でも、特に重要になるのが仕組みづくりです。社員の協力が不可欠となるリファラル採用では、進んで知人を紹介するという文化を、社内に定着させることが成否に大きく影響します。そのための社員の意識改革の推進は、もっとも重要な要素の1つとなります。特に、経営陣がどれだけ責任を持ってリファラル採用に関わっているかを明確に示すことは、社員の意識改革において非常に有効であるため、最初に取り組みたい施策です。次のような方法で随時その姿勢を示しましょう。

  • 会議や朝礼などの場でリファラル採用を促すメッセージを定期的に発信する
  • 採用関連イベントや面談・面接への積極的な参加、経営陣自身も採用人数目標を持つなど、具体的にコミットメントする

また、リファラル採用に協力する社員のモチベーションを保てる仕組みをつくることも大切です。具体的には、次のような施策が挙げられます。

  • 紹介実績に応じたインセンティブの提供
  • 紹介実績を社内で公開し、評価へ反映する
  • 社員同士のリクルーティングチームを組織し、楽しく刺激し合いながら、取り組んでもらう
  • 採用活動に関わることで、経営戦略・事業戦略・経営課題の理解につながり、優れたビジネスパーソンとしての視点が身に付くというメリットを理解してもらう

ただし、金銭的なインセンティブの付与は即効性が期待できる反面、リファラル採用の本質である「社員自身にとって、知人を紹介したい会社づくり」にもとづいた継続的な効果をあげることが困難になるため、真に定着させるためには、並行して企業の努力による社員の満足度向上が不可欠となります。また、すべての社員に紹介できる知人がいるわけではないため、社員の間で不公平を感じる人がでる可能性も考慮し、効果的に実施するためのルールを事前に決めておくことも重要です。

リファラル採用における候補者のマッチングの質は、紹介する社員の判断によって担保されます。ミスマッチを防ぐには、自社が求める人材に対する基本的な理解の周知を徹底し、各求人の人材採用要件(必要なスキルや経験など)を、実際に業務に関わっている社員以外でもわかりやすく、誰もが随時入手可能な状態で共有できる仕組みを構築しなければいけません。紹介者により候補者に伝える情報が限定されないよう、認識の統一を図ると同時に、常に最新の情報を全社員が共有していくことが求められます。これらの課題は、採用に関する情報を一元管理するシステムを利用することで、効率的な仕組みづくりが可能です。

2.母集団形成

いわゆる「待ちの採用」手法とは異なり、独自の特徴を持つリファラル採用ですが、母集団形成を効率的に行うには、その特徴をふまえた対策が必要です。押さえておくべき特徴としては、次の通りです。

  • 候補者への初回アプローチから、入社に至るまでのリードタイムやフォロー期間が長い
  • 常に候補者がいるとは限らない

上記の理由から、リファラル採用を導入している企業の多くが、その他の採用チャネルと組み合わせて運用しています。そのためには、それぞれのチャネルから集まる情報を一元的に管理できる環境が必要です。候補者との最初の接点が、その知人である紹介者となるリファラル採用では、メインの連絡窓口を紹介者が担う場合も珍しくなく、人事部門の採用担当者がまとめてメインの連絡窓口を担う他の採用チャネルとは、異なるコミュニケーション方法が求められます。誰が、どのような手段で、どのタイミングでコミュニケーションをとるのが良いか、など詳細を候補者ごとに検討することが必要です。加えて、必要な情報を随時確認しやすい環境の構築も求められます。

また、人事担当以外の社員には、本来自身が担当している業務もあります。紹介に手間がかかり、大きな負担が生じては紹介数が減り、十分な母集団形成は望めません。求人情報が常に簡単に把握できる、作業を簡略化する、初期接点構築後は人事が窓口となる、など社員が利用しやすい環境を構築しましょう。リファラル採用は、一時的に行うものではなく、継続的かつ長期にわたる運用が可能な方法です。それゆえ、採用管理システムなどを活用し、社員の負担を減らした運用をすることも重要です。

3.選考過程

候補者のニーズや意向に応じたストーリーを設計し、おのおのに適した採用活動を行うことの重要性は、採用チャネルを問わず同じです。しかし、採用担当者ではなく、紹介者、つまり人事部門以外の社員が候補者との主な接点を担うリファラル採用では、他の採用チャネルの場合とは異なる独自の選考体制をとる必要があります。通常、経歴や採用活動でのやりとりから、採用担当者が候補者のニーズや傾向を予測してストーリーを構築しますが、リファラル採用では、候補者を個人的によく知る紹介者も協力し、採用のためのストーリーづくりを行うことで、候補者にとって質の高い採用活動を提供することができます。

特に候補者との面談・面接の担当者を選ぶ際は、候補者をよく知る紹介者だからこそわかる情報を反映させ、以下のように用途に応じて最適な人材をアサインする必要があります。

  • 最初の面談など、候補者の共感を得たいときは、年齢や職歴、志向が近い人物
  • 自社についての「気づき」を与えたいときは、候補者にはない発想を持つ人物
  • 入社意欲を高めたいときには、候補者が将来「こうなりたい」と考えている未来像に近い人物

そして、紹介・採用ストーリーの設計を終えても、紹介者が選考過程を通じて関わりを持ちつづけることが大切です。採用活動の進行状況を共有するなど、その後の対策のすり合わせに参加しやすいよう、採用活動に伴い生じた情報を、紹介者にも随時共有できる仕組みを整えましょう。採用活動の過程で、候補者にどのような印象を与えているか、入社意欲を高めるにはどうすればよいかなど、候補者を個人的に知る紹介者の意見は、大きな役割を果たします。

他の採用チャネルとは異なる特徴の多いリファラル採用ですが、その特徴を掴み、社員の協力を得ることで、通常の転職市場では出会えない新たな人材に出会う、大きなチャンスとなります。ITを活用し、社員とのコミュニケーションをスムーズに取れるようにするなど、適切な社内環境を整えながら、うまく導入しましょう。

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