人事データ活用最前線【株式会社オープンロジ】

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本記事では「人事データ活用最前線」のシリーズとして、実際に人事データを活用している企業の活用事例をご紹介します。今回ご紹介するのは、EC事業者向けのプラットフォームを通じた物流サービスを提供している「株式会社オープンロジ」の人事データ活用事例です。実際にシステム導入から課題解決を手がけたご担当者様に、人事データを活用しようと思ったきっかけやデータ活用による効果、今後のビジョンについて伺いました。

企業紹介

株式会社オープンロジ
  • 業界:物流DX
  • 事業概要:物流フルフィルメントプラットフォーム
  • 従業員数:91名(2020年9月時点)

経営や人事にまつわる判断を早めたかった

―今の人事データ管理体制を構築するにいたった背景を教えてください。

私が人事の責任者に着任する前は、人事データを従業員名簿と組織図の管理にしか利用できておらず、活用範囲が不十分だと感じていました。一元化できるデータの種類も限定的であったため、例えば、部署ごとの人件費や、採用単価といったデータを、経営陣やマネージャーが必要とするタイミングで、逐一問い合わせが発生していました。その工程は私を含めた人事のメンバーにとっては業務負荷ですし、経営陣にとってもタイムロスでした。そういう状況が散見される中で、経営や人事にまつわる判断に必要なデータの共有速度を早めたいという想いもあり、人事データの活用を検討しはじめました。

得られたのは、Excelやスプレッドシートからの解放と社内コミュニケーションの活性化

ー具体的にどのような成果が出たのでしょうか?

まず、得られた成果の中で一番大きなかったのは、人事評価業務が効率化できたことです。例えば目標設定シートは「Excel」や「Googleスプレッドシート」で運用しており、効率化のために、私自身がVBAやGoogle Apps Scriptのスクリプトを書いているような状態。人事評価業務を効率化するための自社システムを開発しようにも、社内のエンジニアもそれぞれ本来の業務があるので、そこに時間を割ける状況ではありませんでした。そのような中、新しい評価制度を導入するタイミングで人事管理システムを刷新したところ、状況は一変。データ活用を見据えて導入した新しい評価制度と人事管理システムにより、業務の効率化と会社全体の業務改善につながりました。

1つ目は、「社内コミュニケーションの活性化」です。ある時期、組織の急激な成長にともなって、従業員同士のコミュニケーションに不和が発生していました。これまでは暗黙知で伝わっていた内容が人数拡大にともなって伝わらなくなり、認識のギャップが生じていることが原因でした。「組織の成長痛」と一言で言ってしまえばそれまでですが、人事としては同じことが起こらないように、バリュー(行動指針)の刷新などの大掛かりなものも含めて、さまざまな施策を実行してきました。中でも力を入れたのが、コミュニケーションの増加を狙った従業員一人ひとりと対話を行う「1on1」の施策です。刷新後の弊社のバリューには「Active Dialogue – 積極的に対話し、解決へ」というものを掲げているのですが、オンライン上でのコミュニケーションも増加していくであろう環境のなかで、対話を通じてお互いを知ることの大切さを体現していくことが重要だと考えています。この施策を実施する前は、1on1を実施するか否かも含めて本人の裁量に任せていた部分がありましたが、現在は人事が実施率を把握しています。例えば「月2回程度という人事部が定めた水準以上の頻度で1on1を実施しているにもかかわらず従業員が不満を抱えていること」がわかった場合には、「1on1が適切な方法で行われているか?」といったコミュニケーションを人事部からとることで、何か問題が起きている場合も迅速に課題解決が可能になります。これも1on1の実施率が容易に把握できるからこそとれる手法ではないかと思っています。

従業員の気持ちに寄り添うための人事データ活用

ー今後、人事データをどのように活用していきたいとお考えでしょうか?

日々、止まることなく動き続ける物流業界で、柔軟性をもった働き方を追求していくことは一般的には難しいかもしれませんが、弊社ではコアタイムの導入や、お子さんの人数に合わせた有給休暇の追加など、従業員が柔軟に働けるように取り組んでいます。そういったこともあってか、育児休暇取得の実績が出はじめたり、少しずつ形になってきているのが現状です。今後は、一元化されたデータを活用することで、今従業員がどのような気持ちで働いているのかを調査しながら、在籍期間などの各種指標と併せてモニタリングしていく。こうした取り組みで、より働きやすい環境づくりや、質の高い人材活用、組織開発を実現していければと思っています。

※企業情報などはインタビュー時点のものです

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